Bis zum Januar 2023 war es eine sehr klare Sache: Arbeitnehmer:innen brauchten eine Krankschreibung bzw. Arbeitsunfähigkeitsbeschreibung im Krankheitsfall und mussten diese relativ zügig nachreichen. Seit Anfang dieses Jahres, änderte sich dies aber nun. Nun stehen Arbeitgeber:innen in der Holschuld.
Die Digitalisierung hat nun auch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erreicht: Am 01.01.2023 ist die neue Regelung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz eAU) in Kraft getreten. Welche Änderungen sich hieraus für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen ergeben, soll in diesem Beitrag erläutert werden.
Welche Pflichten haben Arbeitnehmer:innen im Krankheitsfall
Bislang galt, dass Arbeitnehmer:innen spätestens ab dem 4. Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorzulegen hatten. Durch den neuen Absatz 1a des § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) fällt diese Vorlagepflicht nun weg – zumindest für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer:innen. Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer:innen müssen ihre AU seit dem 01.01.2023 weder an den Arbeitgeber noch an die Krankenkasse senden.
Von nun an müssen die Ärztinnen und Ärzte, die die Arbeitsunfähigkeit bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmer:innen feststellen, die AU elektronisch an die Krankenkasse senden. Beim Kommunikationsserver der Krankenkasse kann die eAU dann von den Arbeitgeber:innen abgerufen werden.
Trotz der elektronischen Abwicklung empfiehlt es sich für die Arbeitgeber:innen, die von der Ärztin oder dem Arzt ausgestellte AU in Papierform zu behalten. Bei Übermittlungsfehlern kann sie ein wichtiges Beweismittel zum Nachweis der Arbeitsunfähigkeit sein.
Unabhängig von der Gesetzesneuerung gilt weiterhin: im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer:innen ihren Arbeitgeber unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer ihres Ausfalls in Kenntnis setzen.
Ausnahmen von der Regelung zur eAU
Da die Gesetzesänderung nicht für privat Versicherte gilt, müssen diese weiterhin einen „gelben Schein“ zum Nachweis ihrer Arbeitsunfähigkeit selbst an den Arbeitgeber übermitteln. Gleiches gilt für Minijobber in Privathaushalten und in Fällen, in denen die AU durch einen Arzt ausgestellt wird, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt.
Was gilt bei Krankheit des Kindes?
Auch bei der Krankheit des Kindes haben Arbeitnehmer:innen grundsätzlich einen Anspruch darauf, zu Betreuungszwecken unter Entgeltvorzahlung zu Hause zu bleiben. Die Bescheinigung für kranke Kinder wird jedoch weiterhin in Papierform ausgestellt und ist durch die Arbeitnehmer:innen selbstständig an den Arbeitgeber zu übermitteln.
Was haben Arbeitgeber:innen zu beachten?
Arbeitgeber:innen müssen die eAU nun proaktiv von der Krankenkasse einholen. Die Daten können über das Lohnabrechnungssystem bei der Krankenkasse der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers aufgerufen werden.
Bei der Übermittlung der eAU von Ärztin oder Arzt zur Krankenkasse ist mit einer Dauer von mindestens einem Tag zu rechnen. Dadurch ist es möglich, dass die eAU am 4. Krankheitstag noch nicht bei der Krankenkasse hinterlegt ist. Dieser Zeitraum sollte bei Abruf der Daten an die Krankenkassen im Hinterkopf behalten werden.
In der eAU übermittelt werden dieselben Daten, die sich auch auf der AU in Papierform befinden.
Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sollten sich schnell mit den dargestellten Folgen der Rechtsänderung vertraut machen. Sollte es Fragen zur eAU geben, beispielsweise bei welchen Portalen die Krankschreibung nun zu finden ist oder was rechtlich bei einer Fehlübermittlung der eAU für Arbeitnehmer:innen zu tun ist, unterstützen wir Sie gerne!
