Arbeitszeiterfassung, also die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren, kann dem Ziel dienen, einen Überblick über Arbeitszeiten und etwaige Überstunden zu bewahren und dadurch zu verhindern, dass Arbeitnehmer:innen mehr arbeiten, als arbeitsvertraglich von ihnen verlangt werden darf. Das ist nicht nur praktisch – sondern auch eine Pflicht. Wir wollen Ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was hier beachtet werden muss.
Das EuGH Urteil
Am 14. Mai 2019 entschied der EuGH, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen gemessen werden kann. Diese Pflicht, ein solches System einzurichten und es auch zu benutzen, wurde am 13. September 2022 vom Bundesarbeitsgericht noch einmal bestätigt und gilt damit verbindlich für alle Arbeitgeber in Deutschland, auch wenn das Arbeitszeitgesetz an diese Rechtsprechung noch nicht angepasst wurde. Ein Vorschlag für die gesetzliche Ausgestaltung ist derzeit noch in Beratung.
Was gilt es nun zu beachten?
Der Arbeitgeber muss nun Beginn, Ende und Dauer der tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen dokumentieren. Nach alter Rechtslage musste im Regelfall nur die werktägliche Arbeitszeit über 8 Stunden und die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen erfasst werden. Es ist also zu einer erheblichen Änderung gekommen.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann aber auch auf die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer abgewälzt werden, das heißt, die Arbeitnehmer:innen können angewiesen werden, ihre Arbeitszeiten selbst zu dokumentieren. Dabei gilt aber: der Arbeitgeber ist natürlich weiterhin dafür verantwortlich, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Dies kann von Aufsichtsbehörden auch kontrolliert und Verstöße sanktioniert werden.
Wie kann die Arbeitszeit erfasst werden?
Formelle Vorgaben gibt es bislang nicht. Hier ist der Ausgang der geplanten Gesetzesänderung abzuwarten. Der Referentenentwurf sieht jedoch eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ab einer Betriebsgröße von mehr als 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor. Zu beachten ist: Wird auf ein (neues) elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem umgestellt, ist unter Umständen der Betriebsrat bei der Entscheidung einzubeziehen.
Mögliche Modelle, wie die Arbeitszeit erfasst werden kann, sind folgende:
- Eine der häufigsten Varianten sollte wohl die Zeiterfassung über eine Software sein. Hier kann man sich online ein- und wieder ausloggen.
- Für Mitarbeiter im Außendienst oder auf einer Baustelle gibt es auch eine ähnliche Lösung. Die Daten werden dabei durch ein tragbares Gerät gespeichert und übertragen. Dies läuft dann über ein PDA, App oder Ähnliches ab.
- Auch Erfassung der Arbeitszeit über Chipkarte oder PIN bzw. eine “Stempeluhr” (genauer gesagt ein Terminal) werden gerne für Büros etc. verwendet.
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Es handelt sich bei Arbeitszeiterfassungen, wenn sie einer oder einem konkreten Arbeitnehmer:in zugeordnet sind, um personenbezogene Daten, sodass die Vorgaben der DS-GVO zu beachten sind. Hierbei sind die Gebote von Datensparsamkeit und Datenvermeidung zu beachten und nur solche Daten zu erheben, die nötig sind, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Kritisch zu betrachten sind vor diesem Hintergrund Systeme, die für die Arbeitszeiterfassung biometrische Daten erheben, um die oder den Arbeitnehmer:in zu identifizieren wie z.B. Fingerabdruck oder die Iris. Hierbei handelt es sich um sensible Daten, die unter besonderem Schutz stehen und besondere Sicherheitsvorkehrungen verlangen.
Auch wäre das Erstellen von Bewegungsprofils anhand der erhobenen Daten nicht mit der DS-GVO zu vereinbaren.
Schließlich sind Löschungsfristen zu beachten: Die Daten dürfen maximal 2 Jahre gespeichert werden.
Haben Sie Fragen zu dieser neuen Regelung? Wenden Sie sich deutschlandweit an unsere Kanzlei!
