Ein Arbeitszeugnis ist weit mehr als eine Bestätigung über die Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses. Vor allem ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält eine Bewertung von Leistung und Verhalten und kann deshalb für spätere Bewerbungen eine wichtige Rolle spielen.
Für Arbeitnehmende stellen sich dabei regelmäßig mehrere Fragen: Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Was muss darin stehen? Wie lange darf der Arbeitgeber sich mit der Ausstellung Zeit lassen? Und was bedeuten Formulierungen wie „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ tatsächlich?
Die zentrale gesetzliche Grundlage ist § 109 GewO. Danach haben Arbeitnehmende bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis.
Das Gesetz unterscheidet zwei Grundformen:
Merkmal | Einfaches Arbeitszeugnis | Qualifiziertes Arbeitszeugnis |
Art und Dauer der Tätigkeit | enthalten | enthalten |
Tätigkeitsbeschreibung | enthalten | enthalten |
Beurteilung der Leistung | nicht enthalten | enthalten |
Beurteilung des Verhaltens | nicht enthalten | enthalten |
Voraussetzung | gesetzlicher Grundanspruch | auf Verlangen der oder des Arbeitnehmenden |
Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich im Wesentlichen auf Art und Dauer der Tätigkeit. Beim qualifizierten Arbeitszeugnis kommen Aussagen über Leistung und Verhalten während des Arbeitsverhältnisses hinzu.
Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Unzulässig sind Merkmale oder Formulierungen, mit denen eine andere Aussage vermittelt werden soll, als sie sich aus dem Wortlaut oder der äußeren Form ergibt.
Seit der Einfügung des Abs. 3 in § 109 GewO kann ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung der oder des Arbeitnehmenden außerdem in elektronischer Form erteilt werden.
Von einem Endzeugnis zu unterscheiden ist das Zwischenzeugnis, das während eines noch bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Einen allgemeinen gesetzlichen Zwischenzeugnisanspruch enthält § 109 GewO nicht. Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht jedoch bei einem berechtigten Interesse an der Ausstellung, beispielsweise bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung oder einer bevorstehenden Bewerbung.
Für Auszubildende enthält § 16 BBiG eine eigene Regelung. Bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses muss ein Ausbildungszeugnis ausgestellt werden. Auf Verlangen sind darin auch Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen.
Der Anspruch aus § 109 GewO entsteht bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.
Auch eine kurze Beschäftigungsdauer schließt einen Zeugnisanspruch nicht aus. Schon ab einer Beschäftigungsdauer von ca. 6 Wochen besteht ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Bei einer kurzen Tätigkeit besteht jedoch die Möglichkeit, dass eine belastbare Leistungs- und Verhaltensbeurteilung noch nicht umfänglich möglich ist.
Durch Arbeitsvertrag beschäftigte Werkstudierende sind Arbeitnehmende und fallen damit ebenfalls unter § 109 GewO.
Bei freien Mitarbeitenden gilt § 109 GewO dagegen nicht ohne Weiteres. Für Dienstverhältnisse außerhalb eines Arbeitsverhältnisses kann unter den Voraussetzungen des § 630 BGB ein eigener Zeugnisanspruch bestehen.
Für Arbeitnehmer ist es sinnvoll ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausdrücklich anzufordern.
Welche Angaben gesetzlich erforderlich sind, hängt zunächst davon ab, ob ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis verlangt wird.
Das einfache Zeugnis muss mindestens Art und Dauer der Tätigkeit wiedergeben. Beim qualifizierten Zeugnis kommen Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis hinzu.
Die Tätigkeitsbeschreibung darf dabei nicht so oberflächlich ausfallen, dass ein späterer Arbeitgeber kein realistisches Bild von der ausgeübten Tätigkeit gewinnen kann. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine hinreichend vollständige und genaue Beschreibung der tatsächlich ausgeübten Aufgaben (BAG, Urteil vom 27. April 2021 – 9 AZR 262/20).
Typischerweise enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis:
Eine starre gesetzliche Vorgabe, wonach ein Arbeitszeugnis beispielsweise genau eine, zwei oder höchstens drei DIN-A4-Seiten umfassen muss, gibt es dagegen nicht. Entscheidend ist, dass dem Inhalt der Tätigkeit und der Beschäftigungsdauer angemessen Rechnung getragen wird.
Gleichzeitig unterliegt das Zeugnis dem Grundsatz der Zeugniswahrheit. Angaben müssen ein zutreffendes Bild des Arbeitsverhältnisses vermitteln und dürfen weder bewusst beschönigen noch die oder den Arbeitnehmenden ungerechtfertigt benachteiligen.
Private oder sensible Umstände ohne relevanten Bezug zu Tätigkeit, Leistung oder Verhalten gehören nicht in die Beurteilung. Bei besonderen längeren Unterbrechungen kann allerdings im Einzelfall eine differenzierte Betrachtung erforderlich sein, wenn das vollständige Verschweigen ein unzutreffendes Bild des tatsächlich beurteilten Beschäftigungszeitraums erzeugen würde.
Viele Arbeitszeugnisse enden mit Bedauern über das Ausscheiden, einem Dank für die Zusammenarbeit und guten Wünschen für die Zukunft.
Ein gesetzlicher Anspruch auf eine solche Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel besteht jedoch nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat dies ausdrücklich bestätigt (BAG, Urteil vom 25. Januar 2022 – 9 AZR 146/21).
Das bedeutet nicht, dass Schlussformeln in der Praxis bedeutungslos wären. Ihre konkrete Ausgestaltung kann beim Lesen eines Zeugnisses auffallen. Rechtlich geschuldet sind solche persönlichen Äußerungen des Arbeitgebers aber nicht.
Qualifizierte Arbeitszeugnisse verwenden häufig wiederkehrende Formulierungen, aus denen sich in der Praxis Abstufungen der Leistungsbewertung ableiten lassen.
Dabei ist wichtig: Ein einzelnes Wort ergibt noch keine feste Schulnote. Entscheidend ist immer die vollständige Formulierung und ihr Zusammenhang mit den übrigen Bewertungen.
Das Wort „stets“ wirkt in typischen Zeugnisformulierungen als Verstärkung. So wird beispielsweise zwischen Formulierungen wie
unterschieden.
Das Bundesarbeitsgericht ordnet die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ der durchschnittlichen Bewertung zu. Wer vor Gericht eine bessere als durchschnittliche Gesamtbeurteilung verlangt, muss die Tatsachen darlegen und beweisen, die diese bessere Bewertung rechtfertigen (BAG, Urteil vom 18. November 2014 – 9 AZR 584/13).
Eine einzelne Wendung sollte niemals isoliert bewertet werden. Wortwahl, Steigerungen, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbewertung, Sozialverhalten und mögliche Auslassungen müssen zusammen betrachtet werden.
Wer die einzelnen Bewertungsstufen und typischen Formulierungen genauer einordnen möchte, kann das eigene Arbeitszeugnis entschlüsseln und die gängigen Formulierungen im Zusammenhang vergleichen.
Eine feste gesetzliche Bearbeitungsfrist nennt § 109 GewO nicht.
Der Anspruch auf das Endzeugnis besteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ist für eine geschuldete Leistung kein anderer Zeitpunkt bestimmt, kann sie nach § 271 BGB grundsätzlich sofort verlangt werden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass sich aus dem Gesetz eine pauschale Zahl von Tagen ableiten lässt, innerhalb derer jedes Zeugnis fertiggestellt sein muss. Der konkrete Aufwand kann beispielsweise von Umfang und Komplexität der Tätigkeit abhängen.
Wer nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses längere Zeit kein angefordertes Zeugnis erhält, sollte den Arbeitgeber deshalb schriftlich zur Erteilung auffordern und eine angemessene Frist setzen.
Für den gesetzlichen Zeugnisanspruch gilt grundsätzlich die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB.
Der Beginn dieser Frist richtet sich nach § 199 BGB. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die oder der Arbeitnehmende von den maßgeblichen Umständen Kenntnis hatte oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte haben müssen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitnehmende mit der Geltendmachung bedenkenlos drei Jahre warten sollten. Wirksame arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können eine frühere Geltendmachung verlangen. Daneben kann ein Anspruch unter besonderen Umständen auch bereits vor Ablauf der Verjährungsfrist verwirkt sein.
Für eine Verwirkung reicht der bloße Zeitablauf allerdings nicht ohne Weiteres aus. Es müssen zusätzliche Umstände hinzukommen, aufgrund derer sich die verspätete Geltendmachung als mit Treu und Glauben unvereinbar darstellt.
Ein einmal ausgestelltes Arbeitszeugnis muss nicht ungeprüft akzeptiert werden.
Entspricht es nach Form oder Inhalt nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann ein Anspruch auf Berichtigung oder Ergänzung bestehen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt ausdrücklich, dass Arbeitnehmende eine Berichtigung verlangen können, wenn das Zeugnis den Anforderungen an Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit nicht genügt (BAG, Urteil vom 6. Juni 2023 – 9 AZR 272/22).
Typische Ansatzpunkte sind beispielsweise:
Besonders relevant ist die Beweislast bei der Leistungsbewertung.
Hat der Arbeitgeber eine durchschnittliche Leistung mit der Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ bescheinigt und verlangt die oder der Arbeitnehmende beispielsweise eine gute oder sehr gute Bewertung, muss die oder der Arbeitnehmende die Tatsachen darlegen und beweisen, die die überdurchschnittliche Bewertung rechtfertigen.
Die Frage, ob eine Zeugnisbewertung angreifbar ist, lässt sich deshalb nicht allein anhand einzelner Wörter beantworten. Entscheidend sind unter anderem die tatsächlichen Leistungen, frühere Beurteilungen, Zielerreichungen, Zwischenzeugnisse und der gesamte Zeugnisinhalt.
Eine genauere Prüfung ist insbesondere sinnvoll, wenn das Zeugnis die tatsächliche Tätigkeit oder Leistung nicht nachvollziehbar wiedergibt, wichtige Inhalte fehlen oder sich aus dem Gesamtbild Zweifel an der Bewertung ergeben.
In einem ersten Schritt kann der Arbeitgeber konkret auf die beanstandeten Punkte hingewiesen und um Korrektur gebeten werden. Sinnvoll ist es, nicht lediglich eine „bessere Note“ zu verlangen, sondern die gewünschten Änderungen und ihre tatsächliche Grundlage möglichst konkret zu benennen.
Kommt keine Einigung zustande, kann ein Anspruch auf Zeugniserteilung oder Zeugnisberichtigung vor dem Arbeitsgericht geltend gemacht werden. In besonders dringenden Ausnahmefällen können darüber hinaus weitere gerichtliche Maßnahmen in Betracht kommen.
Entsteht durch eine schuldhaft verspätete oder fehlerhafte Zeugniserteilung nachweisbar ein konkreter Schaden, können im Einzelfall außerdem Schadensersatzansprüche zu prüfen sein. Dafür reicht die bloße Möglichkeit schlechterer Bewerbungschancen allerdings nicht aus; der konkrete Schaden und seine Ursache müssen nachweisbar sein.
Wer unsicher ist, ob ein Zeugnis den rechtlichen Anforderungen entspricht oder eine Berichtigung erfolgversprechend durchgesetzt werden kann, kann eine arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch nehmen. Für die rechtliche Bewertung sind insbesondere die tatsächliche Tätigkeit, vorhandene Leistungsnachweise, frühere Beurteilungen und die bisherige Kommunikation mit dem Arbeitgeber relevant.
Die Inhalte dieses Beitrags sind nach bestem Wissen erstellt, ersetzen jedoch keine individuelle rechtliche Beratung. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben wird keine Gewähr übernommen. Für eine Bewertung Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kanzlei.
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